论坛召开的前两天，空气里便已弥漫着紧张而忙碌的氛围。工作人员们如同上了发条的机器，全部早早入住酒店，随即投身到资料袋的准备工作中。那个小小的资料袋，仿佛一个藏宝袋，里面装着《解事》近两期杂志，那精美的封面在灯光下泛着光泽，杂志内页散发着淡淡的墨香；杂志刊例，一份份详细的广告资源介绍，像是等待着被发现的宝藏图；还有会刊，厚厚的一本，记录着论坛的各项议程和重要信息；此外，合作客户带来的资料也是五花八门，有精美的宣传册、独特的产品介绍等等，足有十几种。工作人员们排成了一条长龙般的队伍，就像工厂里的流水作业线。大家分工明确，每人负责一种资料，小心翼翼地拿起，认真地检查，再稳稳地递送到下一个人手中，直到最后一个人将所有的资料整齐地装入袋中，这才算完成一个资料袋的准备工作。每个人的额头上都渐渐冒出了汗珠，但他们却顾不上擦拭，眼睛紧紧盯着手中的资料，生怕出一丝差错。
办公室负责人杨福泉带领着大家浏览熟悉场地。他一边走一边详细地介绍着各个区域的功能，哪个地方是贵宾休息室，装修得典雅奢华，摆放着舒适的沙发和精致的茶具；哪个地方是客户接待处，布置得简洁大方，方便登记和交流。他还不时地停下脚步，指着远处的某个角落，“这里明天可能会有一个重要的活动，大家要特别注意引领路线，确保贵宾和客户能够顺利到达。”大家都认真地听着，不时地点点头，眼神中充满了专注和期待。
而会务部以及策划部那边，则是另一番紧张忙碌的景象。他们还在为会议安排做着最后的冲刺。工作人员们围坐在一张大桌子旁，桌子上摆满了各种文件、稿纸和电脑。他们紧张地核对着最后的演讲稿，每一个字、每一句话都要反复斟酌。稿纸被他们翻来覆去，有的地方被涂改得密密麻麻，像是一幅复杂的画卷。核对完一部分，就赶紧送到社长谢志强那里做最后的把关。谢志强坐在自己的办公室里，眉头紧锁，神情严肃。他仔细地阅读着每一份演讲稿，不放过任何一个细节，就像一位严谨的学者在审视自己的学术著作。
第二天，天刚蒙蒙亮，安排去机场和车站接贵宾和客户的人员便出发了。他们举着写有论坛名称和欢迎标语的牌子，在人群中焦急地张望着。每当看到有疑似参会人员的旅客出现，便赶紧上前询问。一旦确认身份，立刻热情地迎接上来，微笑着打招呼，并贴心地帮忙提行李。然后将他们引导到安排好的车辆上，及时安排用餐，确保他们能够在疲惫的旅途后得到及时的休息和补给。
这一整天，大家都在紧张有序地忙碌着，终于算是完成了论坛的迎宾工作。本以为可以稍微松口气，可没想到到了晚上十点，会务组又迎来了一个重要的任务——在主会场摆放大桌签。由于会场是等上一个会议结束才可以使用，所以酒店准备好的时候已经很晚了。会务组的成员们顾不上吃晚饭，马上投入到工作中。他们搬来一张张沉重的桌子，按照预定的位置摆放好。然后拿出那些大桌签，上面写着参会嘉宾的名字，字迹端庄大气。可就在大家准备开始摆放的时候，却出现了问题。由于是第一次做论坛，大家对摆桌签很没经验，也不懂其中的规矩，完全是凭着自己的感觉来。于是，摆放得乱七八糟，完全没有章法。
谢志强在应酬完一位贵宾后，来到了会场。他一看这摆桌签的情况，顿时大发雷霆。他的脸涨得通红，眼睛里仿佛要喷出火来，“这是怎么搞得？这么乱，像什么样子！”他的声音在会场里回荡，震得每个人的耳朵都嗡嗡作响。会务组的成员们都被吓得大气都不敢出，低着头，脸上满是愧疚和紧张。谢志强无奈地摇了摇头，然后按照名单，左一个右一个地调整桌签的位置。他放这个，放那个，嘴里还不停地念叨着，“这个应该在这里，那个应该在那边。”人人都不敢出声，会场里安静得可怕，只能听到谢志强挪动桌签的声音和他偶尔的叹息声。所有人在会场里忙碌起来，一边找着名单上对应的名字，一边按照谢志强的要求摆放桌签。
这时，有个懂行的老马，他轻轻地向旁边的人普及着这个知识，“摆桌签可是有讲究的，要按照嘉宾的身份、职位和重要性来排列顺序，还要注意桌签的方向和角度，不能有一丝偏差。还有就是还要看有的地方是高配，那职级就要高，还有直辖市的职级比普通省的要高一级，比如直辖市的区长就是厅级而省直辖市的区就是县处级，叫局长的不一定是厅局级，县局的是科级，排座很劳神的，最大领导坐中间，次一个在左侧，在次一个左右侧，在次一个又得安排在左侧，下一个就安排右侧，以此类推，相同级别的还要看所处的部门和单位，否则排错了，大的会引起政治错误，小的会让客人生气。”
排座位一直到凌晨5点才结束，因为期间有调整临时有安排，参加不了会的，座位又会重新调整，大家就在这连轴转的形式下迎来了本次论坛的召开！
